Sommaire
1. Qui sommes-nous
Le responsable du traitement de vos données personnelles est :
EL-TRANSLATIONS Société de capitaux privée de droit grec (I.K.E.), exerçant sous le nom commercial « EL-Translations », dont le siège est situé au 2, avenue Pentelis, 152 34 Chalandri, Attique, Grèce, numéro de TVA EL801053620, centre des impôts KEFODE Attique, numéro de Registre du Commerce (G.E.MI.) 147960403000, téléphone +30 210 680 1333, adresse électronique privacy@el-translations.com, ci-après « EL-Translations » ou la « Société ».
Contact pour les questions de protection des données
Pour toute question ou demande relative au traitement de données personnelles et à l'exercice de vos droits, vous pouvez contacter EL-Translations à l'adresse privacy@el-translations.com.
2. Ce que couvre la présente notice
La présente Politique de confidentialité constitue une information autonome au sens des articles 13 et 14 du Règlement (UE) 2016/679 (« RGPD ») et couvre le traitement de données personnelles effectué via :
- le site
el-translations.com, - la plateforme de formation
moodle.el-translations.com(EL-Academy), - les systèmes de commande en ligne et de paiement,
- les formulaires de contact et de demande de devis, avec dépôt de fichiers,
- les services de newsletter,
- les cookies et technologies similaires (voir la Politique de cookies),
- les infrastructures de support (réseau de diffusion de contenu, protection contre les abus automatisés).
Particularité de notre activité. L'objet de nos services est le traitement de documents que vous nous soumettez vous-même. Il ne s'agit pas d'une fonction accessoire mais de notre activité principale. Ces documents peuvent contenir des données de tiers, des catégories particulières de données, ou des données relatives aux condamnations pénales et aux infractions.
3. Quelles données nous traitons, dans quel but et sur quelle base juridique
3.1 Communication et demandes
Nom et prénom, adresse électronique, téléphone si fourni, contenu du message, et informations contenues dans d'éventuelles pièces jointes.
Finalité : traitement des demandes, communication, fourniture d'informations ou d'un devis. Base juridique : article 6 §1 b) (mesures précontractuelles ou exécution d'un contrat) ; à titre subsidiaire, article 6 §1 f) (intérêt légitime à répondre aux demandes).
3.2 Demande de devis avec dépôt de document
Nom et prénom, adresse électronique, téléphone (facultatif), type de document, paire de langues, commentaires, et le fichier lui-même. En complément : informations sur l'origine de la visite, type d'appareil, pays et adresse IP.
Finalité : évaluation, chiffrage, réponse, préparation du service. Base juridique : article 6 §1 b) (mesures précontractuelles) ; à titre subsidiaire, article 6 §1 f).
3.2.1 Catégories particulières (article 9) et données pénales (article 10)
Lorsque le document contient des données relevant de l'article 9 (santé, convictions religieuses, données biométriques) ou de l'article 10, la base mentionnée au point 3.2 ne suffit pas. Une base supplémentaire et distincte est requise, laquelle n'est pas uniforme mais déterminée au cas par cas :
| Catégorie de document | Base de l'article 6 | Condition supplémentaire au titre de l'article 9/10 |
|---|---|---|
| Documents médicaux ou autres documents sensibles du client lui-même | article 6 §1 b) | consentement explicite, article 9 §2 a) |
| Documents nécessaires à une prétention juridique précise ou à une procédure juridictionnelle | article 6 §1 b) ou f), selon le cas | article 9 §2 f), dans la seule mesure où le traitement est réellement nécessaire |
| Certificats religieux et autres documents relevant de catégories particulières | article 6 §1 b) | consentement explicite, article 9 §2 a), sauf application d'une exception plus spécifique |
| Données de tiers contenues dans un document | article 6 §1 b) ou f), selon le cas | l'exception applicable de l'article 9 est documentée par mission ; l'article 14 s'applique également |
| Casiers judiciaires, décisions pénales et autres données de l'article 10 | – | non acceptées par le circuit automatisé en ligne ; examinées uniquement de façon manuelle, sous réserve d'une autorisation légale spécifique documentée et de garanties appropriées |
Lorsque la base est le consentement explicite, celui-ci est demandé via un champ distinct, non pré-coché, lors de la soumission, avec une description claire des catégories particulières concernées. Cela n'est pas couvert par l'acceptation générale des conditions. Nous enregistrons le texte exact que vous avez vu, sa version et l'horodatage, afin de pouvoir démontrer précisément à quoi vous avez consenti. Vous pouvez le retirer à tout moment, selon les modalités indiquées au même endroit.
Mesures renforcées. La traduction de fichiers relevant de catégories particulières est réalisée par des traducteurs professionnels liés par une clause de confidentialité, conformément aux normes ISO 17100 (services de traduction, avec relecture par un second linguiste) et ISO 18587 (post-édition de traduction automatique). Les outils d'assistance (mémoire de traduction, traduction automatique ou intelligence artificielle) ne sont utilisés que s'ils sont approuvés par EL-Translations, sur un compte professionnel avec exclusion contractuelle de l'utilisation du contenu pour l'entraînement de modèles, dans le cadre d'un contrat de sous-traitance au sens de l'article 28 et d'une zone de traitement documentée. Les outils gratuits et grand public sont interdits. Toute utilisation de ce type sur un fichier relevant de catégories particulières est précédée d'une évaluation distincte au cas par cas, et l'utilisation est exclue lorsque cette évaluation ne le permet pas.
Documents concernant des tiers. Lorsqu'un document concerne un tiers (par exemple, le dossier médical d'un proche), l'obligation de l'informer au titre de l'article 14 est examinée, sous réserve de l'exception d'effort disproportionné prévue à l'article 14 §5 b). La documentation correspondante est conservée et produite sur demande.
3.3 Commande et exécution des services de traduction
Données d'identification et de contact, données de facturation, données de commande, fichiers à traduire et livrables, historique des échanges.
Finalité : exécution du contrat, livraison, assistance, facturation, conformité. Base juridique : article 6 §1 b) (contrat) ; article 6 §1 c) (obligations fiscales et comptables).
3.4 Paiements
Les paiements sont traités par Stripe Payments Europe, Limited (Irlande). EL-Translations ne reçoit ni ne conserve les données complètes de carte bancaire.
Données : détails de la transaction, montant, devise, référence de paiement, données de facturation, adresse électronique. Finalité : exécution du paiement, remboursements, prévention de la fraude, justificatifs comptables. Base juridique : article 6 §1 b) et 6 §1 c).
Pour l'émission des justificatifs fiscaux et leur transmission à la plateforme myDATA, nous collaborons avec un prestataire de facturation électronique établi en Grèce.
3.5 EL-Academy et Moodle
Nom et prénom, adresse électronique, données de facturation, programmes d'inscription, progression, résultats d'évaluations ou de travaux, journaux techniques dans la mesure requise pour la sécurité et l'assistance, communications d'assistance.
Finalité : création de compte, inscription, accès, gestion de la formation, délivrance des certificats, assistance, sécurité. Base juridique : article 6 §1 b) (contrat) ; article 6 §1 c) (justificatifs fiscaux) ; article 6 §1 f) (sécurité et prévention des abus).
La plateforme Moodle est hébergée sur un serveur que nous administrons nous-mêmes, avec Hostinger comme fournisseur d'infrastructure, dans un centre de données situé à Francfort, Allemagne, au sein de l'EEE.
Vidéos YouTube dans les cours. Certains cours comportent des vidéos hébergées par YouTube, un service de Google Ireland Limited, intégrées en mode de confidentialité renforcée (adresse youtube-nocookie.com). Le lecteur est fourni par Google : lorsque vous ouvrez une page contenant une vidéo, votre navigateur contacte les serveurs de Google pour la charger, et Google reçoit les données techniques de cette connexion, telles que votre adresse IP et des informations sur votre navigateur et votre appareil. Lorsque vous lancez la lecture, Google reçoit en outre des données relatives au visionnage de la vidéo. La lecture ne démarre que par votre propre action, et vous pouvez suivre le cours sans la lancer : le texte du cours et la courte description sous chaque vidéo sont accessibles sans lecture.
Le mode de confidentialité renforcée ne signifie pas que Google ne reçoit aucune donnée ; selon Google, « the view of a video shown in the Privacy Enhanced Mode of the embedded player will not be used to personalize the YouTube browsing experience » (page d'aide « Embed videos & playlists », support.google.com). Google agit en qualité de responsable de traitement autonome et applique sa propre politique de confidentialité ; elle peut transférer des données vers les États-Unis (voir section 5 et le EU-U.S. Data Privacy Framework). Ce qui précède concerne les pages de la plateforme Moodle ; pour le site el-translations.com, la section 3.7 s'applique. Finalité : fournir le contenu pédagogique sous forme de vidéo. Base juridique : article 6 §1 f) (intérêt légitime : afficher des vidéos sans infrastructure vidéo propre), avec droit d'opposition selon la section 8.
Évaluation facultative du programme. Chaque programme comporte un questionnaire facultatif, l'« Évaluation du programme ». Sont recueillies des notes et, si vous le souhaitez, un commentaire libre ; veuillez ne pas y inscrire d'éléments permettant de vous identifier. Les rapports présentent les réponses de manière anonyme et les résultats ne sont visibles que des administrateurs de la plateforme. La plateforme Moodle conserve en interne le lien entre une réponse et votre compte uniquement pour n'accepter qu'une réponse par apprenant, et nous ne l'utilisons pas pour identifier l'auteur d'une réponse. Le remplir n'est pas une condition d'achèvement du programme. Finalité : évaluer et améliorer le service de formation (ELOT ISO 29993). Base juridique : article 6 §1 f) (intérêt légitime). Conservation : les réponses restent dans Moodle et, comme votre compte, ne sont pas couvertes par la purge automatique de la section 6 (voir section 3.5.2) ; vous pouvez demander leur suppression ou leur anonymisation conformément à la section 8.
3.5.1 Sessions de formation en direct
Dans les programmes avec suivi en direct, un traitement de l'image et de la voix peut avoir lieu (caméra, microphone, échange oral), sur le fondement de l'article 6 §1 b). Lorsqu'un enregistrement est prévu, il est expressément annoncé avant la session, avec une base juridique, une finalité, une durée de conservation et des destinataires distincts. Lorsque cela est techniquement possible, une participation sans activation de la caméra est proposée.
3.5.2 Devenir du compte Moodle après la fin de l'accès
La fin ou la suspension de l'accès à un programme n'entraîne pas automatiquement la suppression de votre compte Moodle. Le compte peut être conservé pour justifier la prestation fournie, permettre la réédition de certificats, et gérer l'accès à d'autres programmes.
⚠️ Nous énonçons expressément une limite. La purge automatique décrite à la section 6 nettoie notre propre base de données, mais ne couvre pas le compte Moodle : votre nom et votre adresse électronique y demeurent. Leur suppression ou anonymisation intervient sur votre demande, conformément à la section 8. Le résultat de la purge automatique est donc une pseudonymisation, et non une anonymisation, et nous ne promettons pas une suppression complète en l'absence de demande.
3.6 Newsletter
Données : adresse électronique, et éléments justifiant le consentement (horodatage, texte du consentement, version de la politique). Finalité : envoi d'informations exclusivement par EL-Translations. Base juridique : article 6 §1 a) (consentement) et article 11 de la loi grecque 3471/2006.
Chaque message comporte un lien de désinscription. Le retrait du consentement ne remet pas en cause la licéité du traitement antérieur à celui-ci.
3.7 Cookies et technologies similaires
Nous utilisons des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site, et des cookies facultatifs de statistiques, de fonctionnalité et de publicité uniquement après consentement.
Aucun script tiers ne se charge et aucun événement ne quitte la page avant que vous ayez donné un consentement positif. Le refus est l'état par défaut. Détails complets dans la Politique de cookies ; retrait possible à tout moment via « Paramètres des cookies ».
3.8 Sécurité et prévention des abus
Nous appliquons une protection contre les abus automatisés et une limitation du nombre de requêtes par adresse électronique ou adresse IP, sur une fenêtre d'une heure. L'accès administratif est protégé par un mécanisme d'authentification distinct. Base juridique : article 6 §1 f) (intérêt légitime lié à la sécurité).
3.9 Candidats à l'embauche et partenaires
Couverts par des documents distincts : l'Information des candidats à l'embauche et l'Information des partenaires et fournisseurs.
3.10 Assistant numérique « NIMA »
Sur certaines pages commerciales, vous pouvez ouvrir l'assistant numérique « NIMA » et lui demander ce dont vous avez besoin, le coût et le délai. Il s'agit d'un assistant d'intelligence artificielle, et non d'une personne, ce qu'il indique lui-même dès le premier écran.
Le traitement ne débute que si vous l'ouvrez vous-même. Si vous ne l'utilisez pas, aucune donnée n'est collectée au titre de la présente section.
Ce que nous traitons : le texte que vous saisissez, des compteurs de session, votre adresse IP, les informations sur l'origine de la visite (section 3.7), et les champs structurés issus de la conversation (type de document, langues, quantité). Base juridique : article 6 §1 b) (mesures précontractuelles, à votre propre demande).
Nous ne conservons pas l'historique de votre conversation. Il reste dans votre navigateur et n'est transmis que sous forme de contexte limité pour la réponse concernée. Aucune retranscription n'est stockée sur nos serveurs.
L'assistant ne vous demande jamais votre nom, votre adresse électronique, votre téléphone ni le contenu d'un document, et n'accepte aucun fichier. Vous ne fournissez vos coordonnées que dans le formulaire de demande de devis, que vous consultez et soumettez vous-même. Merci de ne pas saisir de données personnelles ni de contenu de vos documents dans la conversation : l'assistant n'en a pas besoin pour vous répondre.
Aucune décision n'est prise à votre égard. Il n'existe pas de prise de décision automatisée au sens de l'article 22 : l'assistant informe et prépare, toute offre contraignante et toute mission passe par une personne physique. Vous pouvez demander un interlocuteur humain à tout moment.
Les documents à caractère pénal (article 10) ne sont pas chiffrés par l'assistant et sont orientés vers un contrôle manuel, comme le prévoit la section 3.2.1.
Fournisseur du modèle de langage. Pour répondre, l'assistant transmet votre texte à Google Cloud EMEA Limited (service Vertex AI), qui agit en qualité de sous-traitant dans le cadre d'un contrat au titre de l'article 28. Le traitement a lieu dans la région UE, avec une exclusion explicite de l'entraînement de modèle avec vos données. Le fournisseur peut conserver temporairement le texte des requêtes, uniquement pour détecter les abus de ses services ; lorsque cette journalisation sera levée pour nous, la présente notice sera mise à jour.
Durées de conservation : adresse IP 24 heures ; données de session et d'origine 30 jours ; événements de mesure 12 mois ; brouillon transféré vers le formulaire de devis 1 heure ou jusqu'à son utilisation. Les fichiers correspondants sont pseudonymes, et non anonymes : les droits d'accès et de suppression de la section 8 s'y appliquent lorsque la session peut être reliée à vous.
Une analyse d'impact distincte a été rédigée pour cette fonctionnalité (1er août 2026), comme nous nous y étions engagés dans une version antérieure de la présente notice.
4. Destinataires et sous-traitants
| Destinataire | Rôle | Localisation |
|---|---|---|
| Cloudflare, Inc. | Infrastructure du site, de la base de données et du stockage des fichiers | Réseau mondial ; vos fichiers dans un espace privé avec engagement de juridiction UE |
| Stripe Payments Europe, Limited | Traitement des paiements | Irlande (EEE) |
| Mailjet SAS | Envoi des messages | France (EEE) |
| Hostinger | Infrastructure de la plateforme Moodle | Francfort, Allemagne (EEE) |
| Google Ireland Limited (YouTube) | Hébergement et lecture des vidéos intégrées dans les cours ; responsable de traitement autonome | Irlande (EEE) ; transfert possible vers les États-Unis au titre du EU-U.S. Data Privacy Framework |
| BOX NOW Société Anonyme Unipersonnelle | Livraison des traductions imprimées en point relais, lorsque vous choisissez cette option. Reçoit uniquement votre nom, adresse électronique et téléphone, aucune adresse et aucun contenu de document | Grèce (EEE) |
| Prestataire de facturation électronique | Justificatifs fiscaux, myDATA | Grèce |
| Google Workspace | Messagerie électronique d'entreprise | Clauses Contractuelles Types |
| Google Cloud EMEA Limited (Vertex AI) | Fournisseur du modèle de langage de l'assistant numérique « NIMA » (section 3.10) ; sous-traitant, sans entraînement de modèle avec vos données | Irlande (EEE) ; traitement dans la région UE |
| Google, Meta, LinkedIn | Statistiques et publicité | Pays tiers : uniquement sur consentement |
| Fournisseurs de logiciels de production de traduction (mémoire de traduction, contrôle qualité, traduction automatique) | Production et contrôle de la traduction | Au sein de l'EEE ou avec des garanties appropriées, avec un contrat de sous-traitance et des clauses de non-entraînement de modèle |
| Traducteurs et relecteurs professionnels | Exécution de la mission | Liés par une clause de confidentialité écrite |
| Autorités compétentes | Lorsque la loi ou une décision l'exige | – |
Identification complète : Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, Californie 94107, États-Unis.
Nous ne vendons ni ne louons vos données à des tiers.
Pour les fichiers contenant des données relevant de l'article 9, les mesures renforcées de la section 3.2.1 s'appliquent : uniquement des outils professionnels approuvés, avec exclusion contractuelle de l'utilisation du contenu pour l'entraînement de modèles, et une évaluation distincte au cas par cas. Les données relevant de l'article 10 ne sont pas acceptées par le circuit automatisé en ligne (voir le tableau de la section 3.2.1).
Si vous souhaitez savoir précisément quels prestataires ont reçu vos données, vous y avez droit et nous vous répondrons nommément, sur demande d'accès au titre de la section 8.
5. Transferts internationaux
Lorsque des données à caractère personnel sont transférées en dehors de l’Espace économique européen (EEE), EL-Translations veille à ce que ces transferts soient effectués conformément au chapitre V du RGPD. Selon le destinataire et le pays de destination, les transferts peuvent être fondés sur une décision d’adéquation de la Commission européenne, y compris, le cas échéant, le Cadre de protection des données UE–États-Unis (EU-U.S. Data Privacy Framework) pour les organisations américaines participantes, ou sur des garanties appropriées au titre de l’article 46 du RGPD, notamment les clauses contractuelles types de la Commission européenne, assorties de toute mesure complémentaire nécessaire. Des informations sur le mécanisme de transfert applicable dans chaque cas ainsi qu’une copie des garanties pertinentes peuvent être obtenues en contactant EL-Translations aux coordonnées indiquées dans la présente Politique de confidentialité.
6. Durées de conservation
| Données | Durée |
|---|---|
| Fichiers soumis avec une demande de devis | 30 jours |
| Coordonnées de la demande de devis | 12 mois |
| Fichiers de commande | 30 jours à compter de la clôture de la commande |
| Justificatifs et données fiscales obligatoires | Cinq ans à compter de la fin de l'exercice fiscal concerné, ou davantage si la loi, un contrôle ou une réclamation en cours l'exige |
| Dossiers d'inscription EL-Academy | Cinq ans à compter du 31 décembre de l'année d'émission du justificatif (article 13 du Code de procédure fiscale, loi 4987/2022), suivis d'une pseudonymisation |
| Adresse IP | 24 heures |
| Journaux techniques des transactions de paiement | 90 jours |
| Preuves d'envoi des notifications fiscales | 30 jours |
| Newsletter : coordonnées d'envoi | Jusqu'à votre désinscription de la liste |
| Newsletter : registre limité de preuve de consentement et de retrait | Cinq ans après le retrait ou le dernier envoi, la date la plus tardive étant retenue |
| Données de projet dans le système de gestion et correspondance d'entreprise | Cinq ans à compter de la clôture du projet, sauf conservation plus longue requise par la loi ou une réclamation |
| Sauvegardes glissantes | Jusqu'à 30 jours, puis remplacées dans le cycle normal de sauvegarde |
La distinction entre les deux horloges applicables à la demande de devis est délibérée : les documents eux-mêmes sont supprimés bien plus tôt que les données de communication attestant que vous nous avez demandé un devis.
7. Décision automatisée
Nous ne procédons à aucune décision automatisée ni à aucun profilage produisant des effets juridiques à votre égard ou vous affectant de façon significative de manière similaire, au sens de l'article 22.
8. Vos droits
Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité, d'opposition au traitement fondé sur l'intérêt légitime, et de retrait du consentement lorsque celui-ci constitue la base du traitement, sans que cela remette en cause la licéité du traitement antérieur.
Pour toute demande : privacy@el-translations.com. Nous répondons dans un délai d'un mois, avec une possibilité de prolongation de deux mois pour les demandes complexes, auquel cas nous vous informons de cette prolongation et de ses motifs.
Deux limites énoncées en toute transparence. Certaines données ne sont pas supprimées sur demande tant que subsiste une obligation légale de conservation, notamment les justificatifs fiscaux. Et, comme expliqué à la section 3.5.2, votre compte Moodle nécessite une demande distincte.
Réclamation. Vous disposez d'un droit de réclamation auprès de l'Autorité hellénique de protection des données à caractère personnel (1-3 avenue Kifisias, 115 23 Athènes, www.dpa.gr).
9. Sécurité
Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles proportionnées au risque : espace de stockage privé avec engagement de juridiction UE, suppression automatisée à intervalles réguliers, restriction des accès, engagements de confidentialité écrits pour chaque partenaire, et contrôle de nos prestataires. Nous opérons conformément aux normes ISO 17100, ISO 18587 et ELOT ISO 29993.
10. Validité et modifications
La présente notice s'applique à compter de sa publication et peut être modifiée. Chaque version mise à jour est publiée avec une référence de version et une date, afin qu'il soit toujours possible de déterminer quel texte était applicable à un moment donné.