Datenschutzerklärung

1. Wer wir sind

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

EL-TRANSLATIONS Private Kapitalgesellschaft (I.K.E., griechische Kapitalgesellschaft), handelnd unter der Geschäftsbezeichnung „EL-Translations“, mit Sitz in Leof. Pentelis 2, 152 34 Chalandri, Attika, Griechenland, USt-IdNr. EL801053620, Finanzamt KEFODE Attika, Handelsregisternummer (G.E.MI.) 147960403000, Telefon +30 210 680 1333, E-Mail privacy@el-translations.com, im Folgenden „EL-Translations“ oder das „Unternehmen“.

Kontakt für Datenschutzfragen

Für jede Frage oder jeden Antrag zur Verarbeitung personenbezogener Daten und zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie EL-Translations unter privacy@el-translations.com kontaktieren.

2. Was diese Erklärung abdeckt

Diese Datenschutzerklärung stellt eine eigenständige Information gemäß den Artikeln 13 und 14 der Verordnung (EU) 2016/679 („DSGVO“) dar und erfasst die Verarbeitung personenbezogener Daten über:

• die Website el-translations.com,
• die Schulungsplattform moodle.el-translations.com (EL-Academy),
• die Online-Shop- und Zahlungssysteme,
• Kontakt- und Angebotsanfrageformulare, einschließlich Datei-Uploads,
• den Newsletter-Dienst,
• Cookies und verwandte Technologien (siehe Cookie-Richtlinie),
• unterstützende Infrastruktur (Content-Delivery-Netzwerk, Schutz vor automatisiertem Missbrauch).

Besonderheit unserer Tätigkeit. Gegenstand unserer Dienstleistungen ist die Verarbeitung von Dokumenten, die Sie uns selbst übermitteln. Dies ist keine Nebenfunktion, sondern unsere Kerntätigkeit. Diese Dokumente können Daten Dritter, besondere Kategorien personenbezogener Daten oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten enthalten.

3. Welche Daten wir verarbeiten, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage

3.1 Kommunikation und Anfragen

Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, sofern angegeben, Inhalt der Nachricht sowie Angaben in etwaigen Anhängen.

Zweck: Bearbeitung von Anfragen, Kommunikation, Bereitstellung von Informationen oder eines Angebots. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen oder Vertragserfüllung); hilfsweise Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

3.2 Angebotsanfrage mit Dokumenten-Upload

Vor- und Nachname, E-Mail, Telefon (optional), Dokumententyp, Sprachpaar, Anmerkungen und die Datei selbst. Zusätzlich: Angaben zur Herkunft des Besuchs, Gerätetyp, Land und IP-Adresse.

Zweck: Bewertung, Kalkulation, Beantwortung, Vorbereitung der Dienstleistung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen); hilfsweise Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3.2.1 Besondere Kategorien (Art. 9 DSGVO) und strafrechtliche Daten (Art. 10 DSGVO)

Enthält das Dokument Daten nach Art. 9 DSGVO (Gesundheit, religiöse Überzeugungen, biometrische Daten) oder nach Art. 10 DSGVO, reicht die in Abschnitt 3.2 genannte Grundlage nicht aus. Erforderlich ist eine zusätzliche, eigenständige Rechtsgrundlage, die nicht einheitlich ist, sondern im Einzelfall bestimmt wird:

Ist die ausdrückliche Einwilligung die Grundlage, wird diese über ein separates, nicht vorausgewähltes Feld bei der Übermittlung eingeholt, mit einer klaren Beschreibung der betroffenen besonderen Kategorien. Dies wird nicht durch die allgemeine Zustimmung zu den Bedingungen abgedeckt. Wir erfassen den genauen Text, den Sie gesehen haben, dessen Version und den Zeitpunkt, damit im Bedarfsfall genau nachgewiesen werden kann, wozu Sie eingewilligt haben. Sie können die Einwilligung jederzeit auf die an derselben Stelle angegebene Weise widerrufen.

Verstärkte Maßnahmen. Die Übersetzung von Dateien besonderer Kategorien wird von professionellen Übersetzerinnen und Übersetzern durchgeführt, die einer Vertraulichkeitsklausel unterliegen, gemäß den Normen ISO 17100 (Übersetzungsdienstleistungen, mit Überprüfung durch eine zweite sprachkundige Person) und ISO 18587 (Post-Editing maschinell erstellter Übersetzungen). Hilfsmittel – Translation-Memory, maschinelle Übersetzung oder künstliche Intelligenz – werden nur eingesetzt, wenn von EL-Translations genehmigt, auf einem professionellen Konto mit vertraglichem Ausschluss der Nutzung des Inhalts zum Training von Modellen, im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO und mit dokumentiertem Verarbeitungsort. Kostenlose und verbraucherorientierte Werkzeuge sind untersagt. Jeder derartigen Nutzung bei einer Datei besonderer Kategorien geht eine gesonderte Einzelfallprüfung voraus; die Nutzung ist ausgeschlossen, soweit diese Prüfung sie nicht zulässt.

Dokumente, die Dritte betreffen. Betrifft ein Dokument einen Dritten (zum Beispiel eine medizinische Akte eines Angehörigen), prüfen wir die Informationspflicht ihm gegenüber nach Art. 14 DSGVO, vorbehaltlich der Ausnahme unverhältnismäßigen Aufwands nach Art. 14 Abs. 5 lit. b. Die entsprechende Dokumentation wird geführt und auf Anfrage vorgelegt.

3.3 Beauftragung und Ausführung von Übersetzungsdienstleistungen

Identifikations- und Kontaktdaten, Rechnungsdaten, Bestelldaten, zu übersetzende Dateien und Liefergegenstände, Kommunikationsverlauf.

Zweck: Vertragserfüllung, Lieferung, Support, Rechnungsstellung, Compliance. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag); Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuerliche und buchhalterische Pflichten).

3.4 Zahlungen

Zahlungen werden von Stripe Payments Europe, Limited (Irland) abgewickelt. EL-Translations erhält und speichert keine vollständigen Kartendaten.

Daten: Transaktionsdaten, Betrag, Währung, Zahlungsreferenz, Rechnungsdaten, E-Mail. Zweck: Abwicklung der Zahlung, Rückerstattungen, Betrugsprävention, buchhalterische Nachweise. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Für die Ausstellung steuerlicher Belege und deren Übermittlung an die myDATA-Plattform arbeiten wir mit einem in Griechenland ansässigen Anbieter für elektronische Rechnungsstellung zusammen.

3.5 EL-Academy und Moodle

Vor- und Nachname, E-Mail, Rechnungsdaten, Einschreibungsprogramme, Fortschritt, Ergebnisse von Bewertungen oder Aufgaben, technische Protokolldateien im für Sicherheit und Support erforderlichen Umfang, Support-Kommunikation.

Zweck: Kontoerstellung, Einschreibung, Zugangsgewährung, Kursverwaltung, Ausstellung von Zertifikaten, Support, Sicherheit. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag); Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Belege); Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit und Missbrauchsprävention).

Die Moodle-Plattform wird auf einem von uns selbst verwalteten Server betrieben, mit Hostinger als Infrastrukturanbieter, in einem Rechenzentrum in Frankfurt, Deutschland, innerhalb des EWR.

YouTube-Videos in den Kursen. Einige Kurse enthalten Videos, die bei YouTube, einem Dienst der Google Ireland Limited, gehostet und im erweiterten Datenschutzmodus (Adresse youtube-nocookie.com) eingebettet sind. Der Player wird von Google bereitgestellt: Wenn Sie eine Seite mit einem Video öffnen, kontaktiert Ihr Browser die Server von Google, um ihn zu laden, und Google erhält die technischen Daten dieser Verbindung, etwa Ihre IP-Adresse sowie Browser- und Geräteinformationen. Wenn Sie die Wiedergabe starten, erhält Google zusätzlich Daten zur Wiedergabe des Videos. Die Wiedergabe beginnt nur durch Ihre eigene Handlung, und Sie können dem Kurs auch ohne Wiedergabe folgen: Der Kurstext und die kurze Beschreibung unter jedem Video sind ohne Wiedergabe verfügbar.

Der erweiterte Datenschutzmodus bedeutet nicht, dass Google keine Daten erhält; laut Google gilt: „the view of a video shown in the Privacy Enhanced Mode of the embedded player will not be used to personalize the YouTube browsing experience“ (Hilfeseite „Embed videos & playlists“, support.google.com). Google handelt als eigenständiger Verantwortlicher und wendet seine eigene Datenschutzerklärung an; es kann Daten in die USA übermitteln (siehe Abschnitt 5 und das EU-U.S. Data Privacy Framework). Das Vorstehende betrifft die Seiten der Moodle-Plattform; für die Website el-translations.com gilt Abschnitt 3.7. Zweck: Bereitstellung des Kursmaterials in Videoform. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: Anzeige von Videos ohne eigene Videoinfrastruktur), mit Widerspruchsrecht nach Abschnitt 8.

Freiwillige Programmbewertung. Jedes Programm enthält einen freiwilligen Fragebogen, die „Programmbewertung“. Erhoben werden Bewertungen und, wenn Sie möchten, Freitext; bitte tragen Sie dort keine Angaben ein, die Sie identifizieren. Die Berichte zeigen die Antworten anonym, und die Ergebnisse sind nur für die Administratoren der Plattform sichtbar. Die Moodle-Plattform speichert die Verknüpfung einer Antwort mit Ihrem Konto intern nur, um eine Antwort pro Lernendem zuzulassen; wir verwenden sie nicht, um festzustellen, wer welche Antwort gegeben hat. Das Ausfüllen ist keine Voraussetzung für den Abschluss des Programms. Zweck: Bewertung und Verbesserung des Schulungsangebots (ELOT ISO 29993). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Aufbewahrung: Die Antworten verbleiben in Moodle und werden, wie Ihr Konto, nicht von der automatisierten Bereinigung nach Abschnitt 6 erfasst (siehe Abschnitt 3.5.2); Sie können ihre Löschung oder Anonymisierung nach Abschnitt 8 verlangen.

3.5.1 Live-Schulungssitzungen

Bei Programmen mit Live-Teilnahme kann eine Verarbeitung von Bild und Ton erfolgen (Kamera, Mikrofon, Gespräch), auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ist eine Aufzeichnung vorgesehen, wird dies vor der Sitzung ausdrücklich mitgeteilt, mit gesonderter Rechtsgrundlage, Zweck, Aufbewahrungsfrist und Empfängern. Wo technisch möglich, wird eine Teilnahme ohne Aktivierung der Kamera ermöglicht.

3.5.2 Schicksal des Moodle-Kontos nach Ende des Zugangs

Das Ende oder die Aussetzung des Zugangs zu einem Programm führt nicht automatisch zur Löschung Ihres Moodle-Kontos. Das Konto kann zum Nachweis der erbrachten Leistung, zur erneuten Ausstellung von Zertifikaten und zur Verwaltung des Zugangs zu anderen Programmen aufbewahrt werden.

⚠️ Wir weisen ausdrücklich auf eine Einschränkung hin. Die in Abschnitt 6 beschriebene automatisierte Bereinigung betrifft unsere eigene Datenbank, erfasst jedoch nicht das Moodle-Konto: Vor- und Nachname sowie E-Mail-Adresse verbleiben dort. Deren Löschung oder Anonymisierung erfolgt auf Ihren Antrag gemäß Abschnitt 8. Das Ergebnis der automatisierten Bereinigung ist somit eine Pseudonymisierung, keine Anonymisierung, und wir versprechen keine vollständige Löschung ohne einen entsprechenden Antrag.

3.6 Newsletter

Daten: E-Mail-Adresse sowie Nachweise der Einwilligung (Zeitstempel, Einwilligungstext, Version der Richtlinie). Zweck: Versand von Informationen ausschließlich durch EL-Translations. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) und Art. 11 des griechischen Gesetzes 3471/2006.

Jede Nachricht enthält einen Abmeldelink. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung.

3.7 Cookies und verwandte Technologien

Wir verwenden unbedingt erforderliche Cookies für den Betrieb der Website sowie optionale Statistik-, Funktions- und Werbe-Cookies nur nach Einwilligung.

Kein Drittanbieter-Skript wird geladen und kein Ereignis verlässt die Seite, bevor Sie eine positive Einwilligung erteilt haben. Die Ablehnung ist der Standardzustand. Ausführliche Informationen in der Cookie-Richtlinie; jederzeit widerrufbar über „Cookie-Einstellungen“.

3.8 Sicherheit und Missbrauchsprävention

Wir wenden Schutzmaßnahmen gegen automatisierten Missbrauch an und begrenzen die Anzahl der Anfragen je E-Mail-Adresse oder IP-Adresse innerhalb eines Zeitfensters von einer Stunde. Der administrative Zugang ist durch einen gesonderten Authentifizierungsmechanismus geschützt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit).

3.9 Stellenbewerberinnen/-bewerber und Geschäftspartner

Diese sind durch gesonderte Dokumente abgedeckt: die Datenschutzinformation für Stellenbewerberinnen und Stellenbewerber sowie die Datenschutzinformation für Partner und Lieferanten.

3.10 Digitaler Assistent „NIMA“

Auf bestimmten kommerziellen Seiten können Sie den digitalen Assistenten „NIMA“ öffnen und ihn fragen, was Sie benötigen, was es kostet und wie lange es dauert. Es handelt sich um einen Assistenten mit künstlicher Intelligenz, nicht um einen Menschen, worauf bereits auf dem ersten Bildschirm ausdrücklich hingewiesen wird.

Die Verarbeitung beginnt nur, wenn Sie ihn selbst öffnen. Nutzen Sie ihn nicht, wird nach diesem Abschnitt nichts erhoben.

Was wir verarbeiten: den von Ihnen eingegebenen Text, Sitzungszähler, Ihre IP-Adresse, die Angaben zur Herkunft des Besuchs (Abschnitt 3.7) sowie die aus dem Gespräch resultierenden strukturierten Felder (Dokumententyp, Sprachen, Menge). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre eigene Anfrage).

Wir bewahren Ihren Gesprächsverlauf nicht auf. Er verbleibt in Ihrem Browser und wird nur als begrenzter Kontext für die jeweilige Antwort übermittelt. Auf unseren Servern wird kein Gesprächsprotokoll gespeichert.

Der Assistent fragt Sie niemals nach Vor- und Nachname, E-Mail, Telefonnummer oder Dokumenteninhalt und nimmt keine Dateien entgegen. Kontaktdaten geben Sie ausschließlich im Angebotsanfrageformular an, das Sie selbst einsehen und absenden. Bitte geben Sie im Gespräch keine personenbezogenen Daten oder Dokumenteninhalte ein: Der Assistent benötigt diese nicht, um Ihnen zu antworten.

Es werden keine Entscheidungen über Sie getroffen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO liegt nicht vor: Der Assistent informiert und bereitet vor, jedes verbindliche Angebot und jeder Auftrag durchläuft eine menschliche Prüfung. Sie können jederzeit einen menschlichen Ansprechpartner verlangen.

Dokumente strafrechtlichen Charakters (Art. 10 DSGVO) werden vom Assistenten nicht bepreist und gemäß Abschnitt 3.2.1 zur manuellen Prüfung weitergeleitet.

Anbieter des Sprachmodells. Zur Beantwortung übermittelt der Assistent Ihren Text an die Google Cloud EMEA Limited (Dienst Vertex AI), die als Auftragsverarbeiter im Rahmen eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO handelt. Die Verarbeitung erfolgt in der EU-Region, mit einem ausdrücklichen Ausschluss des Modelltrainings mit Ihren Daten. Der Anbieter darf den Text von Anfragen vorübergehend speichern, ausschließlich zur Erkennung von Missbrauch seiner Dienste; sobald diese Protokollierung für uns ausgeschlossen ist, wird diese Erklärung aktualisiert.

Aufbewahrungsfristen: IP-Adresse 24 Stunden; Sitzungs- und Herkunftsdaten 30 Tage; Messereignisse 12 Monate; an das Angebotsanfrageformular übergebener Entwurf 1 Stunde oder bis zu dessen Nutzung. Die entsprechenden Dateien sind pseudonym, nicht anonym: Die Auskunfts- und Löschungsrechte nach Abschnitt 8 gelten dort, wo die Sitzung mit Ihnen in Verbindung gebracht werden kann.

Für diese Funktion wurde eine gesonderte Datenschutz-Folgenabschätzung erstellt (1. August 2026), wie in einer früheren Fassung dieser Erklärung zugesagt.

4. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Vollständige Angaben: Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, California 94107, Vereinigte Staaten.

Wir verkaufen oder vermieten Ihre Daten nicht an Dritte.

Für Dateien mit Daten nach Art. 9 DSGVO gelten die verstärkten Maßnahmen aus Abschnitt 3.2.1: nur genehmigte professionelle Werkzeuge, mit vertraglichem Ausschluss der Nutzung des Inhalts zum Training von Modellen, sowie eine gesonderte Einzelfallprüfung. Daten nach Art. 10 DSGVO werden über den automatisierten Online-Ablauf nicht angenommen (siehe Tabelle in Abschnitt 3.2.1).

Möchten Sie erfahren, welche Anbieter genau Ihre Daten erhalten haben, steht Ihnen dies zu, und wir teilen es Ihnen auf Antrag im Rahmen einer Auskunftsanfrage nach Abschnitt 8 namentlich mit.

5. Internationale Übermittlungen

Werden personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermittelt, stellt EL-Translations sicher, dass diese Übermittlungen gemäß Kapitel V der DSGVO erfolgen. Je nach Empfänger und Bestimmungsland können Übermittlungen auf einem Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission beruhen, einschließlich – soweit anwendbar – des EU-US Data Privacy Framework für teilnehmende US-Organisationen, oder auf geeigneten Garantien gemäß Artikel 46 DSGVO, insbesondere den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, zusammen mit etwa erforderlichen zusätzlichen Maßnahmen. Informationen über den im jeweiligen Fall anwendbaren Übermittlungsmechanismus sowie eine Kopie der einschlägigen Garantien können über die in dieser Datenschutzerklärung angegebenen Kontaktdaten bei EL-Translations angefordert werden.

6. Aufbewahrungsfristen

Die Unterscheidung der beiden Fristen bei der Angebotsanfrage ist beabsichtigt: die Dokumente selbst werden deutlich früher gelöscht als die Kommunikationsdaten, die belegen, dass Sie ein Angebot angefragt haben.

7. Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir führen keine automatisierte Entscheidungsfindung und kein Profiling durch, die/das rechtliche Wirkung Ihnen gegenüber entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, im Sinne von Art. 22 DSGVO.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch gegen eine auf berechtigtem Interesse beruhende Verarbeitung sowie auf Widerruf der Einwilligung, soweit diese die Grundlage bildet, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Für Anträge: privacy@el-translations.com. Wir antworten innerhalb eines Monats, mit der Möglichkeit einer Verlängerung um zwei weitere Monate bei komplexen Anträgen; in diesem Fall informieren wir Sie über die Verlängerung und deren Gründe.

Zwei ehrlich benannte Einschränkungen. Bestimmte Daten werden auf Antrag nicht gelöscht, solange eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, insbesondere bei steuerlichen Belegen. Und, wie in Abschnitt 3.5.2 erläutert, erfordert Ihr Moodle-Konto einen gesonderten Antrag.

Beschwerde. Sie haben das Recht auf Beschwerde bei der griechischen Datenschutzbehörde (Leof. Kifisias 1-3, 115 23 Athen, www.dpa.gr).

9. Sicherheit

Wir wenden technische und organisatorische Maßnahmen entsprechend dem Risiko an: privater Speicherbereich mit EU-Gerichtsstandsverpflichtung, automatisierte Löschung in regelmäßigen Abständen, Zugriffsbeschränkung, schriftliche Vertraulichkeitsverpflichtungen für jeden Partner sowie Kontrolle unserer Lieferanten. Wir arbeiten nach den Normen ISO 17100, ISO 18587 und ELOT ISO 29993.

10. Geltungsdauer und Änderungen

Diese Erklärung gilt ab ihrer Veröffentlichung und kann geändert werden. Jede aktualisierte Fassung wird mit Versionsangabe und Datum veröffentlicht, sodass stets bestimmt werden kann, welcher Text zu einem bestimmten Zeitpunkt gültig war.