Ενημέρωση Υποψηφίων Εργασίας

1. Υπεύθυνος επεξεργασίας

Υπεύθυνος επεξεργασίας είναι η:

EL-Translations Ιδιωτική Κεφαλαιουχική Εταιρεία, με διακριτικό τίτλο «EL-Translations», έδρα στη διεύθυνση Λ. Πεντέλης 2, 15234 Χαλάνδρι, ΑΦΜ 801053620, ΔΟΥ ΚΕΦΟΔΕ ΑΤΤΙΚΗΣ, αριθμό Γ.Ε.ΜΗ. 147960403000, τηλέφωνο 210 6801333 και διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για ζητήματα προστασίας δεδομένων privacy@el-translations.com, εφεξής «EL-Translations» ή «Εταιρεία».

2. Πεδίο εφαρμογής

Η παρούσα ενημέρωση εφαρμόζεται σε υποψηφίους που υποβάλλουν αίτηση:

• μέσω του ιστοτόπου,
• μέσω email,
• μέσω LinkedIn ή άλλης πλατφόρμας,
• μέσω εταιρείας επιλογής προσωπικού (recruiter),
• κατόπιν σύστασης,
• για πρακτική άσκηση (βλ. §9.5) ή συνεργασία που αξιολογείται ως πιθανή σχέση εργασίας.

Το άρθρο 27 του ν. 4624/2019 ρυθμίζει ειδικότερα την επεξεργασία δεδομένων στο εργασιακό πλαίσιο.

3. Δεδομένα που συλλέγονται

Μπορεί να συλλέγονται:

• ονοματεπώνυμο,
• στοιχεία επικοινωνίας,
• βιογραφικό,
• εκπαίδευση και επαγγελματική εμπειρία,
• γλώσσες και τεχνικές δεξιότητες,
• portfolio ή δείγματα εργασίας,
• διαθεσιμότητα,
• μισθολογικές προσδοκίες, εφόσον ζητηθούν,
• πληροφορίες από συνέντευξη ή αξιολόγηση,
• δοκιμαστικές μεταφράσεις (βλ. §9.1),
• συστάσεις, μετά από κατάλληλη ενημέρωση (βλ. §9.2),
• νόμιμα στοιχεία δικαιώματος εργασίας,
• επικοινωνία με την Εταιρεία.

Δεν ζητούνται ειδικές κατηγορίες δεδομένων, όπως πληροφορίες υγείας, πολιτικές απόψεις ή θρησκευτικές πεποιθήσεις, εκτός εάν είναι απολύτως αναγκαίο και επιτρέπεται από τον νόμο.

Ο υποψήφιος δεν πρέπει να περιλαμβάνει άσχετα ευαίσθητα δεδομένα στο βιογραφικό του.

4. Πηγές δεδομένων

Τα δεδομένα προέρχονται:

• από τον ίδιο τον υποψήφιο,
• από πλατφόρμα πρόσληψης,
• από εξουσιοδοτημένο recruiter (βλ. §9.4),
• από δημόσια επαγγελματική πηγή, όπως LinkedIn (βλ. §9.3),
• από πρόσωπο που παρέχει σύσταση, με κατάλληλη ενημέρωση (βλ. §9.2).

5. Σκοποί

Η επεξεργασία γίνεται για:

• αξιολόγηση προσόντων,
• επικοινωνία,
• προγραμματισμό συνεντεύξεων,
• διεξαγωγή δοκιμασίας ή αξιολόγησης,
• επιλογή υποψηφίου,
• προετοιμασία προσφοράς ή σύμβασης,
• συμμόρφωση με νομικές υποχρεώσεις,
• θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων,
• εξέταση για μελλοντική θέση, μόνο με χωριστή συγκατάθεση (βλ. §10).

6. Νομικές βάσεις

Ανάλογα με την περίπτωση, η επεξεργασία βασίζεται:

• στη λήψη μέτρων πριν από τη σύναψη σύμβασης κατόπιν αιτήματος του υποψηφίου,
• στη συμμόρφωση με νομική υποχρέωση,
• στο έννομο συμφέρον της EL-Translations να οργανώνει και να προστατεύει τη διαδικασία επιλογής,
• στη συγκατάθεση, μόνο όπου αυτή είναι κατάλληλη και πραγματικά προαιρετική, όπως για τη διατήρηση του βιογραφικού για μελλοντικές θέσεις (§10).

Η συγκατάθεση δεν χρησιμοποιείται ως γενική βάση όταν ο υποψήφιος δεν έχει πραγματικά ελεύθερη επιλογή.

7. Αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων

Η EL-Translations δεν χρησιμοποιεί αποκλειστικά αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων που παράγει έννομα ή αντίστοιχα σημαντικά αποτελέσματα για τους υποψηφίους.

Εργαλεία μπορεί να χρησιμοποιούνται για οργάνωση, αναζήτηση ή αρχική ταξινόμηση αιτήσεων, αλλά η τελική απόφαση λαμβάνεται πάντοτε από εξουσιοδοτημένο άνθρωπο.

8. Αποδέκτες

Πρόσβαση μπορεί να έχουν:

• διαχειριστές της Εταιρείας,
• αρμόδια στελέχη,
• HR ή διοικητικό προσωπικό,
• εξωτερικοί σύμβουλοι,
• πάροχοι email, hosting ή λογισμικού,
• recruiters,
• δημόσιες αρχές, όταν απαιτείται.

Τα δεδομένα δεν πωλούνται.

9. Ειδικές περιπτώσεις

9.1 Δοκιμαστικές μεταφράσεις

Στο πλαίσιο της αξιολόγησης μπορεί να ζητηθεί δοκιμαστική μετάφραση. Η δοκιμαστική μετάφραση συνιστά δείγμα εργασίας του υποψηφίου, χρησιμοποιείται αποκλειστικά για την αξιολόγηση των προσόντων του, δεν χρησιμοποιείται εμπορικά και δεν παραδίδεται σε πελάτες. Διατηρείται για όσο διάστημα διατηρείται η αίτηση (§10).

9.2 Επαγγελματικές συστάσεις

Συστάσεις ζητούνται από πρόσωπα που υποδεικνύει ο υποψήφιος ή, με προηγούμενη ενημέρωσή του, από προηγούμενους εργοδότες. Το πρόσωπο που παρέχει τη σύσταση ενημερώνεται ότι τα στοιχεία του (ονοματεπώνυμο, ιδιότητα, περιεχόμενο σύστασης) θα αποτελέσουν μέρος του φακέλου της αίτησης.

9.3 Δημόσιες επαγγελματικές πληροφορίες (LinkedIn)

Η EL-Translations μπορεί να λάβει υπόψη δημόσια διαθέσιμες επαγγελματικές πληροφορίες, όπως το προφίλ LinkedIn του υποψηφίου, στη βάση του έννομου συμφέροντός της να επαληθεύει επαγγελματικά προσόντα. Δεν συλλέγονται πληροφορίες από προσωπικά, μη επαγγελματικά προφίλ.

9.4 Recruiters

Όταν η αίτηση υποβάλλεται μέσω εταιρείας επιλογής προσωπικού, ο recruiter ενεργεί ως χωριστός υπεύθυνος επεξεργασίας για τη δική του επεξεργασία και οφείλει να έχει ενημερώσει τον υποψήφιο. Η EL-Translations επεξεργάζεται τα δεδομένα που λαμβάνει κατά την παρούσα ενημέρωση.

9.5 Πρακτική άσκηση (interns)

Για υποψηφίους πρακτικής άσκησης εφαρμόζεται η παρούσα ενημέρωση. Επιπλέον δεδομένα που τυχόν απαιτούνται από το εκπαιδευτικό ίδρυμα ή το πρόγραμμα πρακτικής (π.χ. στοιχεία σύμβασης τριμερούς συνεργασίας) υποβάλλονται σε επεξεργασία για την κατάρτιση και εκτέλεση της σχετικής σύμβασης και τη συμμόρφωση με τις οικείες νομικές υποχρεώσεις.

10. Διατήρηση

• Για υποψήφιο που δεν επιλέχθηκε στο πλαίσιο συγκεκριμένης διαδικασίας: η αίτηση διατηρείται για έξι (6) μήνες μετά το κλείσιμο της διαδικασίας, για διοικητική παρακολούθηση και υπεράσπιση έναντι αξιώσεων.
• Διατήρηση για μελλοντικές ευκαιρίες: έως δώδεκα (12) μήνες, μόνο εφόσον ο υποψήφιος έχει δώσει χωριστή, ελεύθερη και ανακλητή συγκατάθεση.
• Πριν από τη λήξη της δωδεκάμηνης περιόδου, η EL-Translations μπορεί να ζητήσει ανανέωση της συγκατάθεσης· χωρίς ανανέωση, τα δεδομένα διαγράφονται.
• Τα δεδομένα διαγράφονται όταν λήξει η αντίστοιχη περίοδος ή ανακληθεί η συγκατάθεση, εκτός εάν απαιτείται διατήρηση για συγκεκριμένη νομική αξίωση.

Εάν ο υποψήφιος προσληφθεί, τα αναγκαία δεδομένα μεταφέρονται στον φάκελο εργαζομένου και εφαρμόζεται η αντίστοιχη ενημέρωση εργαζομένων.

11. Διεθνείς διαβιβάσεις

Ορισμένοι τεχνικοί πάροχοι ενδέχεται να επεξεργάζονται δεδομένα εκτός ΕΟΧ. Ο μηχανισμός διαβίβασης προσδιορίζεται ανά πάροχο και όχι γενικά, όπως περιγράφεται στην §12 της Πολιτικής Υποβολής, Επεξεργασίας και Διατήρησης Αρχείων και στην Πολιτική Απορρήτου. Ενδεικτικά:

• Cloudflare, Inc. (101 Townsend Street, San Francisco, California 94107, United States): συμμετέχει στο EU–U.S. Data Privacy Framework· όπου εφαρμόζεται, οι διαβιβάσεις μπορούν να βασίζονται στο DPF και/ή στις εγγυήσεις του Cloudflare DPA και στις Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες.
• Για λοιπούς παρόχους εκτός ΕΟΧ εφαρμόζονται, κατά περίπτωση, απόφαση επάρκειας, το EU–U.S. Data Privacy Framework για συγκεκριμένο πιστοποιημένο αποδέκτη, ή οι Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες της Εκτελεστικής Απόφασης (ΕΕ) 2021/914, με πρόσθετα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα όπου απαιτείται.

12. Δικαιώματα

Ο υποψήφιος μπορεί, υπό τις προϋποθέσεις του GDPR, να ζητήσει:

• πρόσβαση,
• διόρθωση,
• διαγραφή,
• περιορισμό,
• εναντίωση,
• φορητότητα,
• ανάκληση συγκατάθεσης.

Μπορεί επίσης να υποβάλει καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (www.dpa.gr).

Η ανάκληση συγκατάθεσης δεν επηρεάζει τη νομιμότητα της επεξεργασίας που προηγήθηκε.

13. Υποχρεωτικότητα δεδομένων

Τα στοιχεία που χαρακτηρίζονται ως υποχρεωτικά είναι αναγκαία για την αξιολόγηση της αίτησης. Χωρίς αυτά, μπορεί να μην είναι δυνατή η συμμετοχή στη διαδικασία.

14. Επικοινωνία

Αιτήματα προστασίας δεδομένων αποστέλλονται στο: privacy@el-translations.com

Η EL-Translations μπορεί να ζητήσει εύλογη επαλήθευση ταυτότητας πριν από την ικανοποίηση αιτήματος.

Για κάθε ερώτημα σχετικά με την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων και την άσκηση των δικαιωμάτων σας, μπορείτε να επικοινωνείτε με την EL-Translations στην παραπάνω διεύθυνση.