Υποβολή Εγγράφων και Εμπιστευτικότητα

1. Σκοπός

Η παρούσα πολιτική εξηγεί τον τρόπο με τον οποίο η EL-Translations Ιδιωτική Κεφαλαιουχική Εταιρεία (Λ. Πεντέλης 2, 15234 Χαλάνδρι, ΑΦΜ 801053620, ΔΟΥ ΚΕΦΟΔΕ ΑΤΤΙΚΗΣ, Γ.Ε.ΜΗ. 147960403000, τηλ. 210 6801333, info@el-translations.com) παραλαμβάνει, χρησιμοποιεί, προστατεύει, διαβιβάζει και διαγράφει αρχεία που υποβάλλονται για:

• αίτημα προσφοράς,
• παραγγελία μετάφρασης,
• επίσημη μετάφραση,
• πιστοποίηση ή επικύρωση,
• τεχνική ή διοικητική υποστήριξη,
• συμμετοχή σε εκπαιδευτικό πρόγραμμα, όπου απαιτείται υποβολή εργασίας.

2. Είδη αρχείων

Τα αρχεία μπορεί να περιλαμβάνουν:

• δελτία ταυτότητας και διαβατήρια,
• πιστοποιητικά και ληξιαρχικές πράξεις,
• τίτλους σπουδών,
• ιατρικές πληροφορίες,
• δικαστικά ή νομικά έγγραφα,
• οικονομικά ή φορολογικά στοιχεία,
• επαγγελματικά ή εταιρικά έγγραφα,
• δεδομένα τρίτων προσώπων,
• ειδικές κατηγορίες προσωπικών δεδομένων.

Ο πελάτης πρέπει να υποβάλλει μόνο τα στοιχεία που είναι αναγκαία για τη συγκεκριμένη υπηρεσία.

3. Δήλωση του υποβάλλοντος

Με την υποβολή αρχείου, ο πελάτης δηλώνει ότι:

• έχει νόμιμο δικαίωμα να το υποβάλει,
• έχει ενημερώσει ή έχει νόμιμη βάση ως προς τρίτα πρόσωπα των οποίων δεδομένα περιλαμβάνονται, όπου απαιτείται,
• το αρχείο δεν περιέχει παράνομο περιεχόμενο,
• δεν αποκρύπτει ουσιώδη στοιχεία σχετικά με τον σκοπό χρήσης.

Η δήλωση αυτή αφορά τις υποχρεώσεις του πελάτη και δεν αποτελεί τη νομική βάση επεξεργασίας της EL-Translations. Οι νομικές βάσεις της Εταιρείας περιγράφονται στην §4.

4. Σκοποί και νομικές βάσεις επεξεργασίας

Τα αρχεία χρησιμοποιούνται μόνο για:

• αξιολόγηση του αιτήματος και υπολογισμό τιμής,
• μετάφραση, αναθεώρηση και ποιοτικό έλεγχο,
• πιστοποίηση ή επικύρωση,
• παράδοση,
• διαχείριση παραπόνων,
• εκπλήρωση νομικών ή κανονιστικών υποχρεώσεων.

Δεν χρησιμοποιούνται για διαφημιστική στόχευση ούτε για εκπαίδευση δημόσιων ή τρίτων συστημάτων τεχνητής νοημοσύνης.

Ανάλογα με την πραγματική περίπτωση, η επεξεργασία βασίζεται σε διακριτές νομικές βάσεις:

• προσυμβατικές ενέργειες και εκτέλεση σύμβασης (άρθρο 6 παρ. 1 β΄ GDPR): για την αξιολόγηση αιτήματος, την προσφορά και την εκτέλεση της παραγγελίας,
• συμμόρφωση με νομικές υποχρεώσεις (άρθρο 6 παρ. 1 γ΄ GDPR): π.χ. φορολογικές και λογιστικές υποχρεώσεις,
• έννομο συμφέρον (άρθρο 6 παρ. 1 στ΄ GDPR): π.χ. ασφάλεια συστημάτων, πρόληψη κατάχρησης, οργάνωση της παραγωγής,
• θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων: για αρχεία που συνδέονται με παράπονο ή διαφορά.

Για ειδικές κατηγορίες δεδομένων (άρθρο 9 GDPR), όπως ιατρικές πληροφορίες σε έγγραφα προς μετάφραση, απαιτείται επιπλέον κατάλληλη εξαίρεση του άρθρου 9 παρ. 2 GDPR, η οποία προσδιορίζεται ανά πραγματική περίπτωση και όχι ενιαία για όλα τα αρχεία. Ξεχωριστά, δικαστικά ή ποινικά έγγραφα (π.χ. ποινικό μητρώο, δικαστικές αποφάσεις) εμπίπτουν στο ειδικό καθεστώς του άρθρου 10 GDPR (δεδομένα ποινικών καταδικών και αδικημάτων), το οποίο απαιτεί δική του, διακριτή από το άρθρο 9, νομική θεμελίωση.

Εφαρμόζεται η ακόλουθη αντιστοίχιση ανά κατηγορία αρχείου:

Όπου η βάση είναι η ρητή συγκατάθεση (άρθρο 9 §2 α΄), αυτή λαμβάνεται με χωριστό, μη προεπιλεγμένο checkbox κατά την υποβολή του αρχείου, με σαφή περιγραφή των ειδικών κατηγοριών και του σκοπού, δεν καλύπτεται από τη γενική αποδοχή όρων.

Όταν τα έγγραφα αφορούν τρίτα πρόσωπα (π.χ. ιατρικός φάκελος συγγενούς), εξετάζεται η υποχρέωση ενημέρωσης του τρίτου κατά το άρθρο 14 GDPR, με την επιφύλαξη της εξαίρεσης δυσανάλογης προσπάθειας (άρθρο 14 §5).

Για αρχεία ειδικών κατηγοριών εφαρμόζονται τα αυστηρότερα μέτρα της §8 (πλήρης απαγόρευση εξωτερικών MT/AI εργαλείων).

Αναλυτική ενημέρωση για την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων παρέχεται στην Πολιτική Απορρήτου.

5. Εμπιστευτικότητα

Η EL-Translations εφαρμόζει αρχή περιορισμένης πρόσβασης.

Πρόσβαση μπορεί να έχουν:

• εξουσιοδοτημένα στελέχη,
• project managers,
• μεταφραστές,
• αναθεωρητές,
• επαγγελματίες που παρέχουν συμφωνημένη πιστοποίηση,
• τεχνικοί πάροχοι που είναι αναγκαίοι για ασφαλή αποθήκευση ή διαβίβαση.

Τα πρόσωπα αυτά δεσμεύονται από συμβατικές ή επαγγελματικές υποχρεώσεις εμπιστευτικότητας. Ο ίδιος κατάλογος κατηγοριών αποδεκτών ισχύει και στη §13 των Όρων Πώλησης.

6. Υπεργολάβοι και εξωτερικοί συνεργάτες

Ανάλογα με το έργο, η EL-Translations μπορεί να αναθέσει μέρος της εργασίας σε κατάλληλο επαγγελματία συνεργάτη. Η επιλογή γίνεται βάσει: γλωσσικού συνδυασμού, ειδίκευσης, διαθεσιμότητας, απαιτήσεων πιστοποίησης, και υποχρεώσεων εμπιστευτικότητας και προστασίας δεδομένων.

Δεν δημοσιοποιούνται αρχεία σε ανοιχτές αγορές ή μη εγκεκριμένους συνεργάτες.

Οι εξωτερικοί συνεργάτες δεσμεύονται συμβατικά από την παρούσα πολιτική, συμπεριλαμβανομένης της §8 για τα εργαλεία AI/MT.

7. Τεχνική ασφάλεια

Η EL-Translations εφαρμόζει κατάλληλα μέτρα, όπως:

• κρυπτογραφημένη μετάδοση μέσω HTTPS,
• έλεγχο πρόσβασης,
• πολυπαραγοντικό έλεγχο ταυτότητας όπου υποστηρίζεται,
• καταγραφή ενεργειών όπου είναι αναγκαίο,
• δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας,
• προστασία από κακόβουλη χρήση,
• περιορισμό λήψης και τοπικής αποθήκευσης,
• ασφαλή διαγραφή ή λήξη συνδέσμων.

Κανένα σύστημα δεν είναι απολύτως απαλλαγμένο από κίνδυνο. Η EL-Translations αξιολογεί και προσαρμόζει τα μέτρα ανάλογα με τον κίνδυνο.

7.1 Απαγορευμένες μέθοδοι υποβολής

Ο πελάτης δεν πρέπει να αποστέλλει ιδιαίτερα ευαίσθητα αρχεία:

• μέσω μη ασφαλών δημόσιων συνδέσμων,
• σε προσωπικούς λογαριασμούς τρίτων,
• μέσω καναλιού που δεν έχει υποδειχθεί από την EL-Translations.

Όπου παρέχεται ασφαλής φόρμα upload, αυτή πρέπει να προτιμάται.

8. Εργαλεία τεχνητής νοημοσύνης, μηχανικής μετάφρασης και CAT

Η EL-Translations δεν εισάγει εμπιστευτικά έγγραφα πελατών σε δημόσια, δωρεάν ή μη εγκεκριμένα συστήματα γενετικής τεχνητής νοημοσύνης ή μηχανικής μετάφρασης. Η χρήση επαγγελματικών CAT, MT ή AI εργαλείων επιτρέπεται μόνο όταν το εργαλείο έχει εγκριθεί από την EL-Translations, έχουν αξιολογηθεί οι όροι επεξεργασίας, η διατήρηση, η χρήση για εκπαίδευση μοντέλων, οι διεθνείς διαβιβάσεις και τα μέτρα ασφάλειας, και η χρήση είναι συμβατή με τις απαιτήσεις του έργου και του πελάτη. Για αρχεία υψηλής εμπιστευτικότητας ή ειδικών κατηγοριών δεδομένων μπορεί να εφαρμόζεται πλήρης απαγόρευση χρήσης εξωτερικών MT ή AI εργαλείων.

Επιπλέον:

• οι εξωτερικοί συνεργάτες δεσμεύονται από την ίδια πολιτική,
• δεν χρησιμοποιούν προσωπικούς ή δωρεάν λογαριασμούς AI εργαλείων για περιεχόμενο πελάτη,
• δεν χρησιμοποιούν περιεχόμενο πελάτη για εκπαίδευση μοντέλων (training) ή συγκριτική αξιολόγηση (benchmarking),
• η χρήση AI/MT καταγράφεται όπου απαιτείται από τη σύμβαση ή την πολιτική του έργου.

Ο εσωτερικός κατάλογος εγκεκριμένων εργαλείων και οι αντίστοιχες ρυθμίσεις επανεξετάζονται τουλάχιστον ετησίως. Η αναφορά ενός εργαλείου στον εσωτερικό κατάλογο δεν επιτρέπει αυτομάτως τη χρήση του σε κάθε έργο: προηγείται έλεγχος της κατηγορίας δεδομένων, της σύμβασης του πελάτη και των ρυθμίσεων του συγκεκριμένου λογαριασμού.

9. Translation memories και ορολογικές βάσεις

Το περιεχόμενο έργου δεν ενσωματώνεται σε κοινόχρηστη μεταφραστική μνήμη ή ορολογική βάση με τρόπο που επιτρέπει την ταυτοποίηση ή αποκάλυψη εμπιστευτικών πληροφοριών, εκτός εάν:

• προβλέπεται στη σύμβαση,
• έχει εγκριθεί από τον πελάτη,
• έχουν εφαρμοστεί κατάλληλα μέτρα απομόνωσης ή ανωνυμοποίησης.

Για εταιρικούς πελάτες μπορούν να τηρούνται αποκλειστικές μνήμες σύμφωνα με τη συμφωνία του έργου.

10. Περίοδοι διατήρησης

Ισχύει το ακόλουθο μοντέλο διατήρησης:

Μετά τη λήξη της αντίστοιχης περιόδου, τα αρχεία διαγράφονται ή ανωνυμοποιούνται, εκτός εάν:

• υπάρχει νομική υποχρέωση διατήρησης,
• εκκρεμεί διαφορά,
• ο πελάτης ζήτησε μεγαλύτερη διατήρηση,
• απαιτείται διατήρηση για θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων.

Η διαγραφή πραγματοποιείται με τις διαδικασίες που πράγματι εφαρμόζονται ανά σύστημα. Δεν δηλώνεται αυτοματοποιημένη διαγραφή για συστήματα στα οποία αυτή δεν έχει υλοποιηθεί.

11. Διαγραφή κατόπιν αιτήματος

Ο πελάτης μπορεί να ζητήσει διαγραφή στο info@el-translations.com.

Το αίτημα θα ικανοποιείται όταν δεν υφίσταται υπέρτερη νομική υποχρέωση ή ανάγκη διατήρησης.

Η διαγραφή από ενεργά συστήματα μπορεί να είναι άμεση, ενώ από backups πραγματοποιείται σύμφωνα με τον προγραμματισμένο κύκλο αντικατάστασής τους (έως 30 ημέρες, βλ. §10).

12. Διεθνείς διαβιβάσεις

Ορισμένοι τεχνικοί πάροχοι ενδέχεται να επεξεργάζονται δεδομένα εκτός ΕΟΧ. Ο μηχανισμός διαβίβασης προσδιορίζεται ανά πάροχο και όχι γενικά:

• Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, California 94107, United States: αντισυμβαλλόμενη οντότητα του λογαριασμού της EL-Translations (επιβεβαιωμένη από τιμολόγιο). Η Cloudflare, Inc. συμμετέχει στο EU–U.S. Data Privacy Framework. Όπου εφαρμόζεται, οι διαβιβάσεις μπορούν να βασίζονται στο DPF και/ή στις εγγυήσεις του Cloudflare Data Processing Addendum και στις Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες (SCCs).
• Mailjet SAS (υπηρεσίες email/newsletter, μέλος του ομίλου Sinch): αντισυμβαλλόμενη οντότητα του λογαριασμού της EL-Translations, επιβεβαιωμένη από τιμολόγιο («Billed From: Mailjet SAS», invoice #5119579). Η Mailjet SAS εδρεύει εντός ΕΕ (Γαλλία). Για τυχόν διαβιβάσεις εκτός ΕΟΧ στο πλαίσιο της υπηρεσίας (π.χ. προς υποεπεξεργαστές του ομίλου) εφαρμόζονται οι Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες της Εκτελεστικής Απόφασης (ΕΕ) 2021/914, όπως ενσωματώνονται στο σχετικό DPA. Το EU–U.S. Data Privacy Framework αναφέρεται μόνο όταν η διαβίβαση γίνεται προς συγκεκριμένη πιστοποιημένη αμερικανική οντότητα. Η Mailjet SAS δεν παρουσιάζεται ως πιστοποιημένη στο DPF.
• Hostinger (υποδομή VPS για το moodle.el-translations.com): ο διακομιστής βρίσκεται σε κέντρο δεδομένων εντός ΕΟΧ (Φρανκφούρτη, Γερμανία), επομένως η φιλοξενία της εκπαιδευτικής πλατφόρμας δεν συνεπάγεται διαβίβαση εκτός ΕΟΧ. Η συμβαλλόμενη οντότητα Hostinger και το σχετικό DPA καταγράφονται στο subprocessor inventory.
• Stripe Payments Europe, Limited (πληρωμές, με έδρα την Ιρλανδία): αντισυμβαλλόμενη οντότητα του λογαριασμού της EL-Translations (επιβεβαίωση διοίκησης 13/07/2026 από τα στοιχεία του λογαριασμού). Η Stripe επεξεργάζεται δεδομένα πληρωμών και συναλλαγών σύμφωνα με τους δικούς της όρους και την κατανομή ρόλων που ισχύει ανά λειτουργία. Σε ορισμένες επεξεργασίες μπορεί να ενεργεί ως εκτελούσα την επεξεργασία και σε άλλες ως αυτοτελώς υπεύθυνος επεξεργασίας, όπως για την πρόληψη απάτης, τη συμμόρφωση με νομικές υποχρεώσεις και τη λειτουργία του δικτύου πληρωμών. Για διαβιβάσεις προς οντότητες Stripe εκτός ΕΟΧ (π.χ. Stripe, Inc., ΗΠΑ) εφαρμόζονται οι μηχανισμοί που προβλέπει το Stripe DPA (SCCs και/ή DPF, κατά περίπτωση).

Το Transfer Impact Assessment, όπου εκπονείται, αποτελεί εργαλείο αξιολόγησης και δεν αποτελεί αυτοτελή νομική βάση διαβίβασης.

13. Περιστατικό ασφάλειας

Σε περίπτωση περιστατικού που επηρεάζει αρχείο πελάτη, η EL-Translations θα:

• αξιολογήσει το περιστατικό,
• περιορίσει τις συνέπειες,
• καταγράψει τις ενέργειες,
• ενημερώσει, όπου απαιτείται, την Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα εντός εβδομήντα δύο (72) ωρών από τη στιγμή που έλαβε γνώση του περιστατικού, σύμφωνα με το άρθρο 33 GDPR, και τα επηρεαζόμενα πρόσωπα όπου απαιτείται από το άρθρο 34 GDPR.

Οι βασικές υποχρεώσεις ενημέρωσης και ασφάλειας στηρίζονται στον GDPR και στον ν. 4624/2019.

14. Συναφή κείμενα

• Όροι Πώλησης και Παροχής Μεταφραστικών Υπηρεσιών
• Πολιτική Επιστροφών και Ακυρώσεων
• Πολιτική Απορρήτου και Πολιτική Cookies (δημοσιευμένες στον ιστότοπο)