Περιεχόμενα
1. Υπεύθυνος επεξεργασίας
Υπεύθυνος επεξεργασίας είναι η:
EL-Translations Ιδιωτική Κεφαλαιουχική Εταιρεία, με διακριτικό τίτλο «EL-Translations», έδρα στη διεύθυνση Λ. Πεντέλης 2, 15234 Χαλάνδρι, ΑΦΜ 801053620, ΔΟΥ ΚΕΦΟΔΕ ΑΤΤΙΚΗΣ, αριθμό Γ.Ε.ΜΗ. 147960403000, τηλέφωνο 210 6801333 και διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για ζητήματα προστασίας δεδομένων info@el-translations.com, εφεξής «EL-Translations» ή «Εταιρεία».
2. Πεδίο εφαρμογής
Η παρούσα εφαρμόζεται σε φυσικά πρόσωπα που συνεργάζονται ή επιδιώκουν να συνεργαστούν με την Εταιρεία εκτός σχέσης εξαρτημένης εργασίας:
- ελεύθερους επαγγελματίες γλωσσικών υπηρεσιών (μεταφραστές, επιμελητές, διερμηνείς,
υποτιτλιστές, απομαγνητοφωνητές, γλωσσολόγους αξιολόγησης),
- εκπαιδευτές/εισηγητές προγραμμάτων EL-Academy,
- ατομικές επιχειρήσεις και ελεύθερους επαγγελματίες που παρέχουν λοιπές υπηρεσίες
(π.χ. πληροφορική, λογιστικά, γραφιστικά),
- φυσικά πρόσωπα-σημεία επαφής εταιρικών προμηθευτών (στο μέτρο που τα στοιχεία τους
είναι προσωπικά δεδομένα).
3. Δεδομένα που συλλέγονται
Κατά την αξιολόγηση συνεργασίας: ονοματεπώνυμο, στοιχεία επικοινωνίας, βιογραφικό, γλωσσικοί συνδυασμοί και τομείς εξειδίκευσης, τίτλοι σπουδών και πιστοποιήσεις, επαγγελματική εμπειρία, δείγματα/δοκιμαστικές μεταφράσεις και η αξιολόγησή τους, διαθεσιμότητα, τιμολογιακοί όροι, εργαλεία (CAT κ.λπ.).
Κατά τη διάρκεια της συνεργασίας: συμβατικά έγγραφα (σύμβαση-πλαίσιο, NDA), αναθέσεις και παραδόσεις έργων, αρχεία ποιότητας και αξιολογήσεις ανά έργο (βλ. §5, απαίτηση ISO 17100), επικοινωνία, στοιχεία τιμολόγησης και πληρωμών (ΑΦΜ, ΔΟΥ, IBAN, παραστατικά), στοιχεία που επιβάλλει η φορολογική νομοθεσία.
Δεν συλλέγονται ειδικές κατηγορίες δεδομένων (άρθρο 9) για τη διαχείριση της συνεργασίας. Εάν συνεργάτης έρθει σε επαφή με τέτοια δεδομένα πελατών μέσα σε έγγραφα προς μετάφραση, ενεργεί ως πρόσωπο δεσμευμένο από εμπιστευτικότητα υπό τις οδηγίες της Εταιρείας (§8).
4. Σκοποί και νομικές βάσεις
| Σκοπός | Νομική βάση |
|---|---|
| Αξιολόγηση καταλληλότητας και ένταξη στο μητρώο συνεργατών | Άρθρο 6 §1 β΄ (προσυμβατικά μέτρα κατόπιν αιτήματος του υποκειμένου) |
| Ανάθεση, εκτέλεση, παράδοση και πληρωμή έργων | Άρθρο 6 §1 β΄ (σύμβαση) |
| Αρχεία ικανότητας και ποιότητας κατά ISO 17100/18587 | Άρθρο 6 §1 στ΄ (έννομο συμφέρον: αποδείξιμη ποιότητα και διατήρηση πιστοποίησης: η πιστοποίηση ΕΙΝΑΙ το προϊόν που αγοράζει ο πελάτης) |
| Φορολογικές και λογιστικές υποχρεώσεις | Άρθρο 6 §1 γ΄ (άρθρο 13 ν. 4987/2022 κ.ά.) |
| Θεμελίωση/άσκηση/υπεράσπιση νομικών αξιώσεων | Άρθρο 6 §1 στ΄ |
| Διατήρηση στο μητρώο για μελλοντικές αναθέσεις μετά από αδράνεια | Άρθρο 6 §1 στ΄ με δικαίωμα εναντίωσης· βλ. χρόνους στο §6 |
Η Εταιρεία δεν λαμβάνει αποφάσεις αποκλειστικά αυτοματοποιημένα (άρθρο 22) για την ένταξη ή τις αναθέσεις.
5. Αρχεία ποιότητας ISO: γιατί τηρούνται και τι περιέχουν
Τα πρότυπα ISO 17100/18587 απαιτούν αποδεδειγμένη επάρκεια των πόρων και ιχνηλασιμότητα ανά έργο (ποιος μετέφρασε, ποιος αναθεώρησε). Για τον λόγο αυτό τηρούνται: τεκμήρια προσόντων, αξιολογήσεις δοκιμαστικών, βαθμολογήσεις ποιότητας ανά έργο, καταγραφή ρόλων ανά παραδοτέο. Τα αρχεία αυτά δεν χρησιμοποιούνται για άλλον σκοπό και κοινοποιούνται σε φορέα πιστοποίησης (TÜV Hellas) μόνο στο πλαίσιο επιθεώρησης, στο ελάχιστο αναγκαίο μέτρο.
6. Χρόνοι τήρησης
| Δεδομένα | Χρόνος |
|---|---|
| Υποψηφιότητα που ΔΕΝ προχώρησε σε συνεργασία | 12 μήνες από την ολοκλήρωση της αξιολόγησης· κατόπιν διαγραφή, εκτός αν ζητηθεί παραμονή στο μητρώο (οπότε: όσο ο επόμενος κανόνας) |
| Μητρώο ενεργών/διαθέσιμων συνεργατών | Για όσο διαρκεί η συνεργασία ή η δηλωμένη διαθεσιμότητα· επανεπιβεβαίωση ενδιαφέροντος ανά 24 μήνες αδράνειας, άλλως διαγραφή από το μητρώο |
| Συμβάσεις, αναθέσεις, αρχεία ποιότητας ISO | Διάρκεια συνεργασίας + 5 έτη (αξιώσεις ΑΚ 250 και κύκλος επιθεωρήσεων πιστοποίησης) |
| Παραστατικά και φορολογικά στοιχεία | 5 έτη από την 31η Δεκεμβρίου του έτους έκδοσης (άρθρο 13 ν. 4987/2022), με παράταση μόνο όπου εκκρεμεί έλεγχος/αξίωση |
| Δοκιμαστικές μεταφράσεις απορριφθέντων | 12 μήνες (τεκμηρίωση της κρίσης), κατόπιν διαγραφή |
7. Αποδέκτες
Πρόσβαση έχουν μόνο όσοι τη χρειάζονται για τους ανωτέρω σκοπούς: διαχείριση έργων (Plunet, TMS αυτοφιλοξενούμενο/υπό σύμβαση επεξεργασίας), εταιρικό email/έγγραφα (Google Workspace, ΤΣΡ), λογιστής της Εταιρείας (αυτοτελώς υπεύθυνος για τις φορολογικές υποχρεώσεις του), πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης, τράπεζες για πληρωμές, φορέας πιστοποίησης κατά τα ανωτέρω, και δημόσιες αρχές όπου επιβάλλεται από νόμο. Πλήρες μητρώο εκτελούντων/υποεκτελούντων: βλ. Πολιτική Απορρήτου (inventory #12).
Δεν διαβιβάζονται δεδομένα εκτός ΕΟΧ, πλην των μηχανισμών ΤΣΡ που καλύπτουν τα ανωτέρω εργαλεία.
8. Σχέση με δεδομένα πελατών
Ο συνεργάτης που αναλαμβάνει έργο αποκτά πρόσβαση σε έγγραφα πελατών αποκλειστικά για την εκτέλεσή του, υπό ρήτρες εμπιστευτικότητας, με υποχρέωση διαγραφής των τοπικών αντιγράφων μετά την παράδοση και απαγόρευση εισαγωγής περιεχομένου σε μη εγκεκριμένα εργαλεία (βλ. Πολιτική Υποβολής §8, δεσμευτική και για τους συνεργάτες). Για τα δεδομένα αυτά ο συνεργάτης ενεργεί υπό τις οδηγίες της Εταιρείας ως πρόσωπο του άρθρου 29/32 §4· η ακριβής συμβατική κατάταξη (εξουσιοδοτημένο πρόσωπο ή εκτελών) καθορίζεται στη σύμβαση-πλαίσιο. Όταν ο συνεργάτης ενεργεί αποκλειστικά υπό τις τεκμηριωμένες οδηγίες και τον άμεσο έλεγχο της Εταιρείας, αντιμετωπίζεται ως εξουσιοδοτημένο πρόσωπο. Όταν παρέχει αυτοτελή υπηρεσία επεξεργασίας για λογαριασμό της Εταιρείας, συνάπτεται σύμβαση του άρθρου 28 ΓΚΠΔ.
9. Δικαιώματα
Πρόσβαση, διόρθωση, διαγραφή, περιορισμός, φορητότητα (για δεδομένα που παρασχέθηκαν με βάση τη σύμβαση), εναντίωση στις επεξεργασίες έννομου συμφέροντος (ιδίως στη διατήρηση στο μητρώο μετά από αδράνεια). Άσκηση: info@el-translations.com. Απάντηση εντός μηνός (άρθρο 12 §3). Καταγγελία: Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (www.dpa.gr), Κηφισίας 1-3, 115 23 Αθήνα.
Η άσκηση δικαιώματος διαγραφής δεν θίγει όσα δεδομένα η Εταιρεία υποχρεούται να τηρεί (φορολογικά, ISO κατά τη διάρκεια ισχύος αξιώσεων). Στην περίπτωση αυτή εφαρμόζεται περιορισμός της επεξεργασίας στο αναγκαίο.
10. Επικαιροποίηση
Η παρούσα επανεξετάζεται με κάθε ουσιώδη μεταβολή συστημάτων ή διαδικασιών και τουλάχιστον ετησίως, με ημερομηνία έκδοσης στο υποσέλιδο της δημοσιευμένης εκδοχής.